Resultat

Verksamt.se har underlättat för företagare, men har brister

På verksamt.se återfinns information från ett femtiotal myndigheter, Bolagsverkets och Skatteverkets e-tjänster för att starta företag, samt olika verktyg som hjälper företagare att få en överblick över vad som krävs för att starta företag. Det finns även guider och checklistor för vissa branscher, som till exempel för restaurangföretagare och för olika företagsformer, som ger en överblick över vilka tillstånd och myndighetskontakter som behövs för att starta företag. En majoritet av registreringarna för att starta företag inkommer till Bolagsverket och Skatteverket via myndigheternas e-tjänster på verksamt.se, 83 procent respektive 61 procent. Uppföljningar visar att de företagare som använder verksamt.se är nöjda, och en majoritet uppger att portalen gör det enklare att starta och driva företag. Myndigheterna inom samarbetet för verksamt.se bedriver också ett kontinuerligt arbete med att undersöka företagares behov av digitalt stöd.

Verksamt.se har dock ett antal brister som gör att det inte är så enkelt att starta företag som det skulle kunna vara. Nuvarande portallösning innebär att få e-tjänster är placerade på verksamt.se. Det är endast Bolagsverket och Skatteverket som har integrerat varsin e-tjänst för att starta företag på verksamt.se. Av de som ska starta företag väljer en majoritet att använda e-tjänsterna, men det är långt ifrån alla som väljer ett digitalt förfarande. Framför allt är det en stor andel av de som ska starta företag som föredrar att anmäla på blankett till Skatteverket, jämfört med att använda Skatteverkets e-tjänst. Det tyder på att e-tjänsterna inte i tillräcklig utsträckning bidrar till ett förenklat ansökningsförfarande. Många företagare använder sig också av ombud för att starta företag, men i dag saknas lösningar som möjliggör för ombud att använda e-tjänster på ett smidigt sätt. Vidare har företagare inte god insyn i de administrativa förfaranden som rör dem, bland annat eftersom det saknas en funktion där företagare kan följa status i handläggningen.

Myndigheterna inom samarbetet har påbörjat ett genomgripande utvecklingsarbete för verksamt.se och en ny målbild har fastställts. Verksamt.se ska enligt målbilden vara en aktör av flera i ett så kallat ekosystem. Den planerade lösningen är tänkt att involvera fler myndigheter och aktörer, fler e-tjänster, och vara enklare att använda för företagare och ombud. Deltagande myndigheter arbetar för närvarande med att utveckla verksamt.se i enlighet med målbilden med tillgängliga resurser, men för att de föreslagna förändringarna ska kunna genomföras i sin helhet bedömer myndigheterna inom samarbetet att det krävs ett omfattande förankringsarbete och ytterligare finansiering.

Tjänst för förenklat uppgiftslämnande omfattar ett begränsat antal uppgifter

Bolagsverket tillhandahåller en sammansatt bastjänst för grundläggande uppgifter som innehåller registerdata från Bolagsverket, Skatteverket och SCB. Tjänsten har förenklat uppgiftslämnandet för företagare och inneburit mer korrekta ansökningar för anslutna organisationer genom att företagare får vissa uppgifter förifyllda i de anslutna organisationernas e-tjänster. I april 2019 hade 110 kommuner, två myndigheter och två organisationer anslutit sig till bastjänsten.

Bastjänsten hanterar endast vissa uppgifter från tre myndigheter, och får heller inte användas i kommuners handläggning av andra ärenden, utan enbart för att förifylla information i e-tjänster. Bastjänsten bidrar visserligen till ett förenklat uppgiftslämnande, men uppfyller inte kriteriet om att företagare, där det är möjligt och relevant, endast ska behöva ge uppgifter till myndigheter en gång.

Företagare har begränsad nytta av Serverat

Inom ramen för Serverat har guider och checklistor för restaurangföretagare och för företagare inom besöksnäringen tagits fram. De finns tillgängliga på verksamt.se och ger en överblick över aktuella registreringar och ansökningar. Inom Serverat har även informationstexter och uppgiftskrav för olika kommunala tillstånd setts över och e-tjänstespecifikationer, hittills fyra stycken, som kommuner kan använda vid utveckling av e-tjänster har tagits fram.

De insatser som Sveriges kommuner och landsting (SKL), Tillväxtverket och Bolagsverket har genomfört inom Serverat för att förenkla i tillståndsprocessen för restaurangföretagare på kommunal nivå har hittills inneburit begränsad nytta för företagare, till följd av låg kommunal anslutning. Det är hittills endast ett tjugotal kommuner som har anslutit sig till Serverat och som därmed använder Serverats mallar och specifikationer i utvecklingen av sina e-tjänster.

Är myndigheternas handläggningsprocesser för att registrera nya företag ändamålsenligt digitaliserade?

Sedan flera år tillbaka finns det e-tjänster och digitala verksamhetssystem för handläggningsprocesserna för registrering av nya företag hos Bolagsverket och Skatteverket. Det har medfört fler korrekta uppgifter i ansökningarna, att det är lättare att dela nödvändig information för handläggningen mellan myndigheter och att det är färre manuella moment i vissa steg. Manuella moment är dock fortsatt vanliga, eftersom handläggaren måste skriva in uppgifter manuellt och kontrollera uppgifter i flera system. Anledningen till detta är främst att Bolagsverkets och Skatteverkets ärendehanteringssystem Unireg och Basreg är gamla. Det försvårar ett helt igenom digitalt flöde, då integrationen med övriga verksamhetssystem är bristande. Det saknas dessutom en digital, säker kommunikationslösning för tvåvägskommunikation mellan handläggare och företagare. Det medför att kommunikation via post, e-post och telefon har en fortsatt viktig roll i handläggningen.

Är myndigheternas digitala samverkan ändamålsenligt organiserad?

Gemensam målbild för verksamt.se, men myndigheternas nytta och prioriteringar varierar

Verksamt.se bidrar till att uppfylla deltagande myndigheters övergripande målsättningar, där företagsfrämjande och stöd till företagare ingår i varierande utsträckning. Myndigheternas nytta med verksamt.se är bland annat att det blir tydligt för företagare vad som behöver göras i kontakten med myndigheterna och portalen ökar möjligheten att nå ut med information till företagare. Myndighetssamarbetet inom verksamt.se har inte varit inriktat på att uppnå interna effektiviseringsvinster, till exempel effektivare handläggningsprocesser. Nyttorna med samarbetet återfinns således huvudsakligen utanför myndigheterna, samtidigt som kostnaderna fördelas på myndigheterna.

En återkommande utmaning i samarbetet har varit att hantera deltagande myndigheters olika förutsättningar att delta i samarbetet. Myndigheterna har olika uppdrag och finansiella förutsättningar. De får även regeringsuppdrag som behöver prioriteras mot utvecklingsuppdrag inom myndighetssamarbetet, vilket medför prioriteringskonflikter. Sammantaget har samarbetet inom verksamt.se präglats av myndigheternas skiftande prioriteringar, samt utmaningar med finansiering och utveckling av verksamt.se. Det har bidragit till att utvecklingsarbetet har gått trögt.

Verksamt.se bygger på en teknisk plattform som sätter gränser för utveckling och som har en hög tröskel för att integrera nya e-tjänster. En anledning till att inte fler e-tjänster integrerats har på verksamt.se är bland annat att det bedöms som ineffektivt och dyrt. Det pågående utvecklingsarbetet är en viktig drivkraft för deltagande myndigheter, eftersom de bedömer att den nuvarande digitala lösningen för verksamt.se inte i tillräcklig utsträckning kan möta de behov som företagare har.

Gällande reglering och interna prioriteringar upplevs som hindrande för att utveckla bastjänsten

Det finns ett intresse från Bolagsverket, andra statliga myndigheter och kommuner att utveckla den sammansatta bastjänsten genom att inkludera fler uppgifter och möjliggöra för myndigheter att ta del av uppgifterna i handläggningen. Bolagsverket och SCB upplever att reglering som påverkar möjligheten till informationsdelning mellan myndigheter, till exempel registerförfattningar, är en utmaning för att utveckla den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter. För Skatteverket är i stället interna kostnads- och prioriteringsfrågor avgörande i samarbetet.

Svårt att engagera kommunerna i Serverat

För att det förenklade ansökningsförfarandet, i form av ensade texter och e-tjänster som tas fram inom Serverat, ska komma företagare till del behöver de implementeras hos kommunerna. Programmet har dock haft svårt att nå målen om kommuners anslutning, vilket innebär att det hittills är företagare i ett begränsat antal kommuner som har fått möjlighet att använda sig av de e-tjänster som tagits fram inom Serverat.

Det finns flera anledningar till den låga anslutningen. Till exempel varierar förutsättningarna för kommunerna att kunna ansluta sig. Många kommuner saknar de digitala förutsättningarna för att ansluta sig, vilket innebär att programmets målgrupp är begränsad. Intresset hos de kommuner som bedöms ha möjlighet att ansluta sig till Serverat har varit begränsat. Vissa kommuner har dessutom redan e-tjänster för restaurangföretagare. Vidare utgör de ärenden som inkluderas i Serverat en liten del av kommunernas totala ärendemängd. Kommunerna prioriterar ofta digitalisering av ärenden inom ramen vård, skola och omsorg, där de stora ärendemängderna finns.

Det har även funnits utmaningar i Serverats genomförandeorganisation. Det har bland annat varit oklart hur de produkter som tas fram inom Serverat ska förvaltas. Vidare har programledar- och ägarskapet inte varit kontinuerligt, vilket bland annat medfört en period med låg aktivitetsgrad i programmet. Genom att Tillväxtverket under 2019 övertog programägarskapet från SKL, tycks frågan om ägandeskap av programmet löst. Det kvarstår dock olösta frågor kring den långsiktiga förvaltningen av programmets produkter.

Bristande institutionella förutsättningar försvårar digitaliseringen i offentlig förvaltning

Riksrevisionen har i tidigare granskningar konstaterat att det har funnits institutionella förutsättningar som har hindrat eller hämmat myndigheters arbete med att digitalisera sina verksamheter. Även denna granskning visar att institutionella förutsättningar påverkar arbetet med att förenkla för företagare med hjälp av digitalisering. Det gäller framför allt:

• Utveckling och förvaltning av förvaltningsgemensamma digitala tjänster innebär finansieringsutmaningar för deltagande myndigheter.
• Det finns inbyggda mål- och prioriteringskonflikter i digitala samverkansprojekt.
• Myndigheter och kommuner är inlåsta i verksamhetssystem och tekniska lösningar som bygger på olika standarder.
• Rättsläget gällande personuppgiftsansvaret i digitala tjänster är oklart.
• Gällande reglering hindrar eller hämmar informationsutbyte mellan myndigheter.

Vissa av de institutionella förutsättningarna ligger inom ramarna för vad de statliga myndigheterna kan åtgärda, såsom inlåsningar i verksamhetssystem och tekniska lösningar, även om en avsaknad av gemensamma standarder försvårar integration över organisationsgränser. Andra förutsättningar kan myndigheterna inte påverka själva, som de rättsliga förutsättningarna för utveckling av digitala tjänster, finansieringsutmaningar samt mål- och prioriteringskonflikter vid förvaltningsgemensamma digitala tjänster.

Digitalisering som förutsätter samverkan har släpat efter i Sverige. Verksamt.se är en av få förvaltningsgemensamma tjänster som dessutom har funnits under en längre period. Riksrevisionens granskning av verksamt.se visar emellertid på de utmaningar som förekommer i fall med frivillig samverkan kring förvaltningsgemensamma tjänster. Det handlar bland annat om att nyttorna för förvaltningsgemensamma tjänster huvudsakligen fördelas externt, i det här fallet på företagare, medan kostnaderna fördelas internt på myndigheterna. Enligt myndighetsförordningen ska myndigheter i samarbete med andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Men samtidigt måste myndigheterna löpande göra prioriteringar utifrån befintliga resurser och uppdrag, vilket gör att samverkansprojekt som verksamt.se inte sällan prioriteras ned i förhållande till verksamheten i övrigt. Det medför utmaningar för myndigheterna att utveckla effektiva och myndighetsöverskridande digitala lösningar, med företagares behov i centrum.

Riksrevisionens granskning visar att det har varit svårt att få till stånd en effektiv samverkan mellan myndigheter och kommuner. Serverat har, trots en tydlig styrning från regeringen med tillhörande finansiering, nått begränsat resultat. Serverat bygger på frivillig anslutning av kommuner, vilket kräver en omfattande förankring gentemot 290 kommuner för att nå målen. Den svenska förvaltningsmodellen består av fristående myndigheter och självstyrande kommuner. I dag saknas det styrmedel för att driva igenom förändring och få alla offentliga aktörer att gå åt samma håll. Programägaren för Serverat, Tillväxtverket (och tidigare SKL), har inte möjlighet att genomdriva gemensamma lösningar, utan har endast möjlighet att stötta kommuner och argumentera för lösningar. För att kommuner ska ansluta sig till Serverat krävs därmed en tydlig vinst för kommunerna att gå med, något som programmet hittills inte har lyckats skapa.

Regeringen har höga ambitioner för den offentliga förvaltningens digitalisering och har som mål att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Riksrevisionen konstaterar att de hindrande eller hämmande institutionella förutsättningarna gör det svårt för de statliga myndigheterna att nå regeringens mål. Om den svenska offentliga förvaltningen ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter behöver dessa hindrande eller hämmande faktorer åtgärdas.