Riksrevisionen logotyp, länk till startsidan.
Riksrevisionen logotyp, länk till startsidan.

3. Arbetar myndigheterna effektivt med att förebygga trakasserier, hot och våld?

I det här kapitlet redovisas våra iakttagelser rörande myndigheternas arbete med att förebygga trakasserier, hot och våld mot anställda.

Granskningen visar att myndigheter där medarbetare löper hög risk att utsättas för trakasserier, hot och våld överlag har vidtagit åtgärder i form av riskanalyser och riskbedömningar samt tagit fram rutiner för situationer som kan uppstå. Riskbedömningar där trakasserier och hot ingår görs vanligen i samband med organisationsförändringar, för hanteringen av ärenden samt i samband med enskilda ärenden och händelser där det kan finnas en förhöjd hotbild. Det är dock ovanligt att otillåten påverkan i form av trakasserier, hot och våld identifieras som en väsentlig risk på myndighetsnivå.

Myndigheter där medarbetare är riskutsatta uppger också att de har rutiner för handläggnings- och beslutsprocesser. Ett fåtal myndigheter anonymiserar även beslut i syfte att minska exponeringen av anställdas personuppgifter.

En utmaning för myndigheter är att hantera förändringar i omvärlden eller i uppdraget som kan leda till ökad utsatthet för de anställda. För mindre myndigheter kan det också vara en utmaning att hantera systematiska trakasserier och hot, eftersom de kan sakna resurser och kompetens.

De flesta myndigheter anordnar utbildningar i säkerhetsfrågor, i den statliga värdegrunden och, i något mindre utsträckning, i samtalsteknik. Det finns webbaserade utbildningar och handböcker om hur man hanterar otillåten påverkan, som myndigheterna kan använda sig av.

Avsnitt

3.1 Risk för både arbetsmiljön och verksamheten

Myndigheternas riskanalyser och riskbedömningar fyller flera funktioner och genomförs på flera olika organisatoriska nivåer. De övergripande riskanalyser som styrs av författningskrav är riskanalyser för intern styrning och kontroll, bevakningsansvariga myndigheters risk- och sårbarhetsanalyser samt riskbedömningar av arbetsmiljön i samband med organisatoriska förändringar.[70] Riskbedömningar ska även göras vid förändringar i lagstiftning eller i uppdrag till myndigheten. Riskanalyser och riskbedömningar hos myndigheterna genomförs också mer eller mindre löpande på avdelnings-, enhets-, insats- och individnivå, beroende på verksamhetens behov. De kan vara mer eller mindre reglerade och dokumenterade.

Risken för trakasserier, hot och våld har ingen stor roll i myndigheternas övergripande riskanalyser

De 72 myndigheter som omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll ska i sin riskanalys ta upp de mest väsentliga riskerna i myndighetens verksamhet, i form av korruption, otillbörlig påverkan, bedrägerier och andra oegentligheter.[71] Av de myndigheter som rapporterat in en hög utsatthet i enkäten har Försäkringskassan, Kriminalvården, Kronofogdemyndigheten och Statens institutionsstyrelse identifierat otillåten påverkan i form av trakasserier, hot och våld som en väsentlig risk.[72] Kronofogdemyndigheten inledde ett arbete 2017 för att skärpa arbetet mot oegentligheter. Ett skäl till att myndigheten uppmärksammade otillåten påverkan som en risk för verksamheten var det myndighetsövergripande samarbetet mot organiserad brottslighet, vilket innebar ett mer offensivt arbetssätt mot bland annat kriminella grupper.[73]

Skatteverket och Statens servicecenter har framför allt fokus på oegentligheter i form av medvetet fusk, risk för eller hot om jäv i beslut eller handläggning, mutor, stöld eller att anställda på annat sätt missbrukar ett förtroende.[74] Arbetsförmedlingen fokuserar på risken att myndighetens förvaltningskultur inte genomsyrar hela verksamheten, med risk bland annat för att korrekt handläggning och myndighetsutövning inte premieras.[75]

Risk för trakasserier, hot och våld kan däremot hanteras på lägre nivåer inom myndigheten. I underlagen till Skatteverkets övergripande riskanalys analyseras risker för oegentligheter, där otillåten påverkan och hot mot anställda ingår, på avdelningsnivå.[76]

Trakasserier, hot och våld vägs in i riskanalyser inför förändringar

Det är relativt vanligt att myndigheterna beaktar risken för trakasserier, hot och våld i de riskanalyser som ska genomföras inför organisatoriska förändringar.[77] Av de mer utsatta myndigheterna som angett att trakasserier förekommer minst en gång i månaden har 43 av 51 gjort det (85 procent).[78]

Av de 147 myndigheter som angav att de har genomfört riskanalyser inför förändringar 2019–2021 angav 62 procent, 90 myndigheter, att analyserna, alltid eller någon gång, inbegrep risker för trakasserier, hot och våld.[79]

Till exempel har Kronofogdemyndigheten genomfört riskanalyser för hot och våld vid hemarbete. Medarbetarna upplevde att det var jobbigare att få hot hemma än på arbetet, bland annat för att de inte hade kollegor som de kunde ventilera med.[80] Folkhälsomyndigheten har genomfört riskanalyser i samband med förändrade arbetsuppgifter på grund av covid-19-pandemin.[81]

Riskanalyser för verksamheten eller inför enskilda händelser vanligt, men informationsbrist kan vara ett problem

Av de svarande myndigheterna uppger 50 procent att de genomför andra typer av riskanalyser som beaktar risken för trakasserier, hot och våld. Andelen är högre, 82 procent, om vi bara tittar på de 51 myndigheter som har uppgett att trakasserier förekommer minst en gång i månaden.[82] Av fritextsvaren framgår att det framför allt är riskanalyser.

  • som rör specifika delar av verksamheten, till exempel kundservice eller besök
  • inför enskilda händelser, som för särskilda ärenden med förhöjda krav på säkerhet
  • inför resor och konferenser
  • vid kända hotbilder
  • efter inträffade incidenter med trakasserier, hot och våld, som ett underlag för den fortsatta hanteringen.[83]

På Försäkringskassan finns det rutiner av vilka det framgår att det ska göras riskbedömningar fortlöpande, till exempel inför personliga möten, hembesök och resor, samt vid suicidhot och för ärenden med förhöjda krav på säkerhet.[84] Kronofogdemyndigheten nämner medarbetardialoger, dagliga avstämningar i arbetsgruppen, arbetsmiljöronder, förrättningsanalyser[85], statistik och samverkan som exempel på hur de fortlöpande undersöker och bedömer risker för arbetsmiljön.[86] På Livsmedelsverket genomförs vanligen riskbedömningar av arbetsmiljön ute på framför allt de större slakterierna där veterinärer och livsmedelskontrollanter arbetar. Otillåten påverkan ingår i riskbedömningen. Livsmedelsverkets personal har rätt att stänga ned slakteriets verksamhet om de ser att djuren missköts, och det är vanligt med ensamarbete, vilket kan öka risken för påverkansförsök.[87]

En utmaning för att bedöma risker är informationstillgången. I ett nytt ärende är det dock vanligt att det saknas information om risker att utgå ifrån.[88] Inom ramen för myndighetssamverkan mot organiserad brottslighet delar myndigheterna information om pågående ärenden med varandra, vilket underlättar riskanalysen. Utredare av komplexa assistansersättningsärenden på Försäkringskassan och inom specialverkställigheten på Kronofogdemyndigheten har tillgång till information från samverkande myndigheter och den egna organisationen.[89] Försäkringskassan påpekar dock att möjligheten att dela information endast avser pågående ärenden inom ramen för samverkan mot den organiserade brottsligheten. Det finns inte möjlighet att dela information om det till exempel har inkommit ett allvarligt hot mot en medarbetare och hotbilden bedöms vara hög. På Försäkringskassan är verksamhetsansvarig chef ansvarig för att ta fram hotbildsbedömningar. Enheten för operativ säkerhet stödjer den verksamhetsansvarige chefen med att ta fram en hotbildsbedömning.[90] Det finns dock begränsningar för möjligheten att använda sig av uppgifter i det interna ärendehanteringssystemet. Det finns heller inte möjlighet att ta del av information som andra myndigheter har, som till exempel uppgifter från vapenregistret och brottsregistret.[91]

Även våra mindre fallstudiemyndigheter genomför riskanalyser. Myndigheten för press, radio och tv och Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor har gjort analyser av risker vid vissa typer av ärenden, till exempel sådana som kan väcka uppmärksamhet.[92]

Flera av våra fallstudiemyndigheter anger att systematisk omvärldsbevakning är ett viktigt underlag för att bedöma och hantera risker – till exempel att bevaka vissa webbsidor och grupper för att veta vad som är på gång. Vissa myndigheter gör detta själva; andra uppdrar det åt säkerhetsbolag.[93]

3.2 En majoritet har förebyggande rutiner och åtgärder

Det organisatoriska ansvaret för att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld är delat mellan olika funktioner

Det är vanligt att både personalfunktionen och säkerhetsfunktionen har ansvar för att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld. Av de svarande myndigheterna uppger 49 procent att både säkerhets- och personalfunktionerna (eller motsvarande) har detta ansvar.[94] Vid våra större fallstudiemyndigheter, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten och Livsmedelsverket, har personalfunktionerna ansvar för arbetsmiljöutbildning för chefer och medarbetare och kan även stötta cheferna i hanteringen av enskilda ärenden. Säkerhetsfunktionerna ansvarar för säkerhetsarbetet, som informationssäkerhet, säkerhetsskydd, fysisk säkerhet och personsäkerhet. Säkerhetsfunktionerna lämnar också stöd vid faktiska incidenter, bland annat med vilka skyddsåtgärder som kan bli aktuella.[95] En återkommande utmaning för myndigheterna är att samordna säkerhets- och arbetsmiljöperspektiven. Inom Försäkringskassan ligger ansvaret för detta hos chef med personalansvar. HR-avdelningen har ett normerande ansvar för arbetet med det arbetsgivarpolitiska området vilket omfattar lönebildning, yrkesroller, arbetsmiljö, kompetensförsörjning, chefs- och ledarutveckling och medarbetarskap samt det systematiska arbetsmiljöarbetet.[96] Kronofogden har inrättat en arbetsgrupp där representanter för personalfunktionen, säkerhetsfunktionen och huvudskyddsombudet ingår.[97]

Vid mindre myndigheter är det vanligt att ansvaret ligger på en funktion, till exempel personalfunktionen. Vid Folkhälsomyndigheten ligger ansvaret för säkerhetsfrågorna, tillsammans med lokalfrågorna, på enheten för fastighet och säkerhet. När det gäller otillåten påverkan sker detta arbete i samråd med HR‑enheten på myndigheten.[98] En utmaning för mindre myndigheter kan vara avsaknaden av intern kompetens för att hantera frågor som omvärldsbevakning och hantering av allvarligare händelser, något som myndigheterna till exempel hanterar genom att ta in säkerhetsföretag vid behov.[99]

Av de myndigheter som svarat ”annat” (22 procent) på frågan om organisatoriskt ansvar, pekar många på att samtliga chefer har ett sådant ansvar.[100] Chefer har det löpande ansvaret att inom sitt verksamhetsområde arbeta med arbetsmiljöarbetet och att upprätthålla en säkerhetsnivå som är anpassad till verksamhetens behov.

Myndigheter där trakasserier är vanligt förekommande har rutiner på plats

Det är vanligt med policyer och rutiner i syfte att minska risken för trakasserier, hot och våld mot anställda.[101] Av de 52 riskutsatta myndigheterna där trakasserier förekommer minst en gång i månaden har

  • 83 procent en myndighetsgemensam policy
  • 92 procent rutiner och checklistor.[102]

Av samtliga myndigheter som har svarat, har

  • 57 procent en myndighetsgemensam policy
  • 76 procent rutiner och checklistor.[103]

Såväl Försäkringskassan som Kronofogdemyndigheten har en omfattande dokumentation av rutiner i enlighet med sina säkerhetsledningssystem. Kronofogdemyndigheten har till exempel en säkerhetspolicy, som konkretiseras i riktlinjer för medarbetare och chefer som nästa nivå. Det finns även anvisningar för specifika händelser och åtgärder som till exempel suicidhot, personlarm samt receptions- och besöksrutiner.[104] Livsmedelsverket, som inte omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll och därmed inte har samma dokumentationskrav, har tagit fram rutiner för specifika händelser. Det pågår även ett utvecklingsarbete för att utveckla rutiner.[105]

Även här varierar bilden vid våra mindre fallstudiemyndigheter. De flesta har tagit fram rutiner för olika händelser.[106] Men det förekommer också att det inte finns dokumenterade rutiner, vilket bland annat kan bero på att arbetet inte har kunnat prioriteras på grund av resursbrist. Myndigheten kan dock ha odokumenterade rutiner på plats, för att till exempel hantera ärenden där trakasserier och hot förekommer.[107]

Rutiner finns för att minska risker för otillåten påverkan i handläggningsprocesser

En åtgärd för att minska risker för oegentligheter och självcensur är att säkerställa att tjänstepersoner inte själva kan välja ärenden och sedan handlägga dessa ensamma. Av de myndigheter där trakasserier förekommer en gång i månaden eller oftare har knappt hälften av myndigheterna separerat handläggning och beslutsfattande. Andra möjligheter är att lämna ifrån sig ett ärende (73 procent av dessa myndigheter) eller att flytta ärendet till ett annat lokalkontor (44 procent). Myndigheter kan även ”hissa” ärenden i organisationen, så att besluten fattas på en högre nivå, som ett sätt att minska pressen på enskilda medarbetare.

Att det finns tydliga rutiner och stöd vid suicidhot är viktigt. Försäkringskassan har konstaterat att medarbetarna upplever att suicidhot är svåra att hantera.[108] I våra gruppintervjuer på Försäkringskassan och Kronofogdemyndigheten upplever medarbetarna att myndighetens riktlinjer för hantering av suicidhot på det hela taget fungerar bra. Medarbetare som har hanterat denna typ av samtal tycker generellt att de har haft ett gott stöd av kollegor och chefer. Samtidigt är rutinerna övergripande och inget samtal det andra likt. Det är svårt för tjänstepersonerna att veta vad de ska säga och hur de ska säga det. Kronofogdemyndigheten har en chattfunktion som möjliggör att medarbetaren kan påkalla uppmärksamhet och få stöd av chef och kollegor medan samtalet pågår.[109] Även Försäkringskassans medarbetare har möjlighet att via chatt påkalla uppmärksamhet och få stöd av chef eller kollegor under pågående samtal.[110] Försäkringskassan har i dag en kort rutin, en presentation och ett diskussionsunderlag som kan användas vid arbetsplatsträffar.[111]

Diagram 8 Åtgärder som myndigheten vidtagit för att förebygga förekomsten av trakasserier, hot och våld. Jämförelse mellan särskilt utsatta myndigheter och samtliga[112]

Källa: Riksrevisionens enkät.

Det är relativt vanligt att myndigheter har sett över lokalers utformning och möblering (85 procent av de myndigheter där trakasserier förekommer någon gång i månaden, diagram 8). Rutiner för ensamarbete är också relativt vanligt (75 procent). På såväl Kronofogdemyndigheten som Försäkringskassan finns rutiner vid externa besök med statusrapporter till kontaktperson på kontoret, ofta närmaste chef. Det innebär att medarbetarna ringer före och efter besök för att meddela var de är och när de lämnar.[113] Kronofogdemyndigheten har även larmrutiner, koppling till larmcentral och rutiner för chef i beredskap.[114]

Ovanligt med rutiner för att anonymisera beslut, men det förekommer

En viktig utgångspunkt för myndigheters beslutsfattande är att den ansvarige beslutsfattaren inte är anonym.[115] Myndigheter ska dokumentera sina beslut. Det ska framgå vem eller vilka som har fattat beslutet, varit föredragande eller medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Det finns dock vissa undantag, bland annat för brottsbekämpande verksamhet.[116]

Enskilda anställda kan bli utsatta för trakasserier och hot i samband med handläggning och beslut. Flera myndigheter har vidtagit åtgärder för att minska exponeringen av enskilda medarbetares namn på till exempel beslutsdokument eller i kommunikation med allmänheten. Ett exempel är att fler deltar vid beslut (85 procent), som ett sätt att sprida riskerna. Ett motsatt exempel, där syftet också är att minska exponeringen av medarbetare, är att färre deltar i det faktiska beslutsfattandet. En myndighet beskriver hur ärendena föredras inför en större grupp, där de flesta sedan lämnar rummet. Därefter sammanträder endast beslutsfattare och föredragande för att underteckna beslutet.[117]

Av myndigheterna som svarat på enkäten anger 10 procent att det förekommer att beslutsfattares och föredragandes namn inte framgår av beslutet. Myndigheter kan till exempel välja att underteckna brevsvar till enskilda med endast myndighetens namn.[118] Vid Kronofogdemyndigheten kan medarbetare vid fältförrättning i vissa fall kan skriva under beslut med sina anställningsnummer. Möjligheten ska användas restriktivt och i samråd med närmaste chef. Den enskilde kan fortfarande kontakta myndigheten och begära ut medarbetarens namn.[119] Syftet är framför allt att minska risken för hot och trakasserier i affekt genom att lägga till ett ytterligare steg för att få tag på uppgifter, som en ”avkylningsperiod”.[120]

I de intervjuer vi genomfört med företrädare för myndigheter lyfts frågan om anonymitet som en tydlig målkonflikt mellan öppenhet och transparens å ena sidan och behovet av att skydda enskilda anställda å den andra. I gruppintervjuerna framhåller deltagare att de agerar i tjänsten som representanter för myndigheten, inte privatpersoner. Det finns inslag av mer eller mindre informella lösningar för att minska exponeringen av enskilda tjänstepersoner. Det kan till exempel handla om att be en kollega med ett mer vanligt förekommande namn att hantera ärendet, eftersom det blir svårare att söka upp information på nätet. Men intervjupersoner betonar också att transparensen är en del av det demokratiska uppdraget och att en minskad öppenhet kan få andra negativa konsekvenser för kontakten mellan myndighet och allmänheten.[121]

Påverkansförsök kan även röra myndigheternas informationsuppdrag

Trakasserier och hot kan även förekomma i samband med att talespersoner för myndigheter uttalar sig i media, vid rapportpubliceringar samt vid genomförandet av konferenser och seminarier. Myndigheterna kan i dessa fall förbereda sig genom omvärldsbevakning, riskanalys, och till exempel information till berörda om rutiner och vilka åtgärder som kan vidtas. Hur systematiska förberedelserna är varierar.[122] Livsmedelsverket har ett system med talespersoner, det vill säga ett mindre antal ämnesexperter som representerar myndigheten i media. Myndigheten håller för närvarande på att utveckla den utbildning som talespersonerna får i mediahantering. Där kommer även ingå information om vad som kan hända om en fråga väcker mycket uppmärksamhet och vilka åtgärder som kan vidtas. Personalfunktionen kommer också att medverka i syfte att informera om vilket stöd som kan ges.[123]

Förutsättningarna för mindre myndigheter ser annorlunda ut

Utmaningarna för de mindre myndigheterna ser annorlunda ut. Ledningen kan enklare skaffa sig överblick och information om vad som händer i organisationen, och det är relativt enkelt att se till att information når ut till medarbetare och genomföra aktiviteter som omfattar samtliga medarbetare.[124]

Samtidigt kan det finnas utmaningar för de mindre myndigheterna, i synnerhet vid förändrade förutsättningar eller nya typer av händelser. Det kan saknas kunskap om och specifika rutiner för hur situationer ska hanteras, liksom kompetens om säkerhetsfrågor. Då trakasserier och hot kan komma i vågor kan det också vara svårt att upprätthålla kunskap internt över tid. En ytterligare utmaning kan vara att nya situationer uppstår hela tiden, och det gör det svårt att veta hur de ska hanteras. Även vid mindre riskutsatta myndigheter kan det vara svårt att arbeta systematiskt och fortlöpande med frågorna, då myndigheterna måste prioritera vad de lägger sina resurser på – säkerhet är bara en av många frågor som ska prioriteras.[125]

Samverkan för mer enhetligt medarbetarskydd bland myndigheterna som samverkar mot organiserad brottslighet

Av myndigheterna som svarat på enkäten anger 43 procent att de samverkar med andra myndigheter rörande trakasserier, hot och våld mot anställda.[126] Ett vanligt svar är samverkan med Polismyndigheten. Vidare har Arbetsgivarverket HR‑nätverk där säkerhetsfrågor kan tas upp. Det finns också vissa myndighetsspecifika samarbeten, exempelvis det nätverk som säkerhetscheferna vid lärosätena har.[127]

I enkäten efterlyser några myndigheter mer samverkan och samarbete med andra myndigheter. Som exempel på lämpliga samverkansområden nämns gemensamma utbildningsmaterial med goda exempel på åtgärder eller att det ska finnas särskilda kontaktpersoner på till exempel Polismyndigheten för dessa frågor.[128]

Inom ramen för samverkan för att motverka organiserad brottslighet har de medverkande myndigheterna under 2021 genomfört ett gemensamt projekt med fokus på medarbetarskydd.[129] Projektet har utvecklat ett gemensamt metodstöd för medarbetarskyddshandläggare och dialogkort till arbetsplatsträffar. Under 2022 ska resultatet från projektet implementeras hos samarbetsmyndigheterna.[130]

3.3 Myndigheterna utbildar, informerar och främjar diskussioner

Myndigheterna har utbildningar i säkerhet, värdegrund, och bemötande

Utbildning av medarbetare är en förebyggande åtgärd som kan vidtas för att skapa en säker organisation genom att förbereda medarbetare på risker. En stor del av myndigheterna, 62 procent, utbildar sina anställda i säkerhetsfrågor. Myndigheter anordnar även särskilda utbildningar för vissa personalgrupper, till exempel för anställda i receptionen.[131]

Som tidigare konstaterats är det vanligt att trakasserier och hot uttalas i affekt eller av människor i en utsatt situation. Ett gott bemötande av och god kommunikation med enskilda är ett viktigt verktyg för att förebygga trakasserier och hot.[132] Statstjänstemannarollens betydelse för att hantera obehagliga situationer betonas också i de intervjuer vi genomfört. I rollen ingår att lyssna samt ge korrekt och saklig information, men också att sätta tydliga gränser för vad som är acceptabelt beteende från den enskilde.

De allra flesta myndigheter, 76 procent, utbildar sina anställda i den statliga värdegrunden (diagram 9). Av de myndigheter där trakasserier är vanligt förekommande genomför 90 procent utbildningar i den statliga värdegrunden och 62 procent utbildningar i bemötande.[133] Men deltagare i gruppintervjuer understryker också att det finns situationer som det inte nödvändigtvis går att lösa, även med utbildning och erfarenhet.

Många av våra intervjupersoner upplever att de har ledningens stöd i att avsluta otrevliga samtal. Respondenterna understryker också det kollegiala lärandet och erfarenhetsutbytet i det dagliga arbetet. Det blir lättare att ta till sig utbildningar när nyanställda har hunnit få praktisk erfarenhet av arbetet. Att få tillfälle att följa erfarna kollegor genom att lyssna på svåra telefonsamtal eller genom att följa med på besök är en viktig del av lärandet.[134]

Diagram 9 Utbildningsinsatser som myndigheterna genomfört för att förebygga och hantera förekomsten av trakasserier, hot och våld

Källa: Riksrevisionens enkät.

Tillgång till stödmaterial en svårighet för mindre myndigheter

Det finns stödmaterial som myndigheterna kan använda sig av i syfte att informera och utbilda sina medarbetare om tjänstemannarollen samt hur trakasserier, hot och våld kan förebyggas och hanteras. Arbetsmiljöverket och Statskontoret har tagit fram handböcker, utbildningar och dilemmaövningar för att arbeta med en god förvaltningskultur. Partsrådet har tagit fram en e-utbildning och Brottsförebyggande rådet en handbok om att motverka otillåten påverkan.[135] Statskontoret har visat att myndigheterna framför allt tog del av Arbetsmiljöverkets stödmaterial och information, medan ungefär 40 procent använde sig av Partsrådets webbplats med information, råd och stöd för att bedöma risker. Knappt var fjärde myndighet hade tagit del av den senaste versionen av Brottsförebyggande rådets handbok (som dock var relativt nyutkommen när Statskontoret gjorde sin undersökning).[136]

Vid våra större fallstudiemyndigheter har myndigheterna framför allt tagit fram sitt eget utbildningsmaterial. De utbildningsinsatser som genomförs omfattar bland annat säkerhetsfrågor och bemötande i de nyanställdas grundutbildningar. Mer fortlöpande insatser innefattar bland annat föreläsningar och fallbeskrivningar baserade på händelser från verksamheten som underlag för diskussion.[137]

I enkäten efterlyser flera svarande att någon myndighet får i uppdrag att ta fram checklistor, mallar och systemstöd. Statskontoret, Polismyndigheten, Arbetsgivarverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Säkerhetspolisen nämns som lämpliga kandidater till att hålla i ett sådant arbete. Statskontorets pågående arbete om god förvaltningskultur och dilemmaövningar nämns som konkreta exempel som skulle kunna utvecklas och användas. I enkätsvaren efterlyser flera myndigheter också konkreta utbildningsinsatser. Önskemålen varierar dock. Några svarande vill se en obligatorisk digital utbildning för statsanställda eller en generell webbutbildning för alla myndigheter. Andra efterlyser utbildningar som anpassas efter olika verksamheters behov.[138]

Insatser för att informera och diskutera om rutiner och riktlinjer genomförs inom ramen för arbetsmiljöarbetet

Av de myndigheter där trakasserier är vanligt förekommande uppger 94 procent att incidenter och säkerhetsfrågor diskuteras på interna möten. Motsvarande siffra för alla myndigheter är 60 procent (diagram 8).

Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten och Livsmedelsverket har tagit fram diskussionsunderlag baserade på händelser från verksamheten som kan användas på arbetsplatsträffar och liknande. Kronofogdemyndigheten har dialogkort där olika kortfattade scenarion beskrivs, till exempel hot via telefon, störande uppträdande etc. med tillhörande diskussionsfrågor. Vid Livsmedelsverket pågår ett utvecklingsarbete med att ta fram ett diskussionsunderlag för hur anställda ska agera i kontrollverksamheten för att förebygga otillåten påverkan och hantera företag med ett otillbörligt beteende.[139]

En utmaning på större myndigheter är att sprida information och säkerställa att chefer och medarbetare har kunskap om vilka rutiner som gäller. Information på intranätet är den främsta informationskällan för personalansvariga chefer och medarbetare.[140] I intervjuer med såväl personalansvariga chefer som medarbetare framkom att de anställda anser sig ha en relativt god kännedom om vad som finns och vad som gäller. Frågor om otillåten påverkan diskuteras relativt regelbundet på interna arbetsmiljömöten. Det gäller både myndighetsövergripande information om rutiner och resurser, och lokalt initierade diskussioner om specifika händelser.[141]

Samtidigt lyfter också företrädare för Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten och Livsmedelsverket fram exempel på brister i likvärdighet i genomförandet av såväl det systematiska arbetsmiljöarbetet som hanteringen av trakasserier, hot och våld på lokal nivå.[142] Att förbättringar behövs har också slagits fast på myndighetsnivå. Försäkringskassan konstaterade i en rapport från 2019 att mindre än hälften av cheferna uppgav att de systematiskt arbetar med arbetsmiljöfrågor som handlar om personsäkerheten. En tredjedel av medarbetarna uppgav att inträffade incidenter inte tas upp i syfte att lära sig av det som inträffat.[143]

  • [70] Förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) samt förordningen om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap (2015:1052). Det finns också en övergripande förordning som omfattar alla myndigheter, förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering.
  • [71] 2 § förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll.
  • [72] Kronofogdemyndigheten, Myndighetsövergripande risker vid Kronofogdemyndigheten 2021, dnr. KFM 18923–2020; Kriminalvården, Nationell strategisk riskanalys 2021–2023, dnr (KV 2020–8669); Försäkringskassans svar på Riksrevisionens enkät. Av Försäkringskassans svar framkom att trakasserier, hot och våld tidigare inte har ingått i den övergripande riskanalysen för intern styrning och kontroll, men tillkom 2022.
  • [73] Intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2022-02-10.
  • [74] Statens servicecenter, Myndighetens riskanalys 2021. Av övriga utsatta myndigheter omfattas Polismyndighetens riskanalys av sekretess, och Rättsmedicinalverket omfattas inte av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Vi har inte granskat domstolarnas riskanalyser.
  • [75] Arbetsförmedlingen, Arbetsförmedlingens riskanalys 2021, version 1.1, beslutad 2021-06-17.
  • [76] Skatteverket, Väsentliga risker, fastställda maj 2021; Sammanställning av avdelningschefernas bedömning av intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde samt redovisning av brister, väsentliga händelser, övrig information och väsentliga risker, 2021-01-19.
  • [77] När ändringar i verksamheten planeras ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas, enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (8 §, andra stycket, AFS 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete).
  • [78] Bilaga 4, fråga 22.
  • [79] Bilaga 4, fråga 22.
  • [80] Intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2022-05-17.
  • [81] Folkhälsomyndighetens svar på Riksrevisionens enkät.
  • [82] Bilaga 4, fråga 24.
  • [83] Fritextsvar, fråga 25.
  • [84] Försäkringskassans svar på Riksrevisionens enkät.
  • [85] Förrättningsanalyser genomförs inför förrättningar, det vill säga besök i syfte att undersöka om det finns egendom som kan tas om hand och säljas för att betala en skuld.
  • [86] Kronofogdemyndigheten, Riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbete inom Kronofogdemyndigheten, s. 3.
  • [87] Intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-03-22, 2022-01-25.
  • [88] Gruppintervju Kronofogdemyndigheten, 2022-03-30.
  • [89] Gruppintervju Försäkringskassan, 2022-04-07; gruppintervju Kronofogdemyndigheten, 2022-03-18.
  • [90] E-post från Försäkringskassan, 2022-10-13.
  • [91] E-post från Försäkringskassan, 2022-06-17.
  • [92] Enskilda svar, fråga 25.
  • [93] Intervju med företrädare för Försäkringskassan 2021-10-18, intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-20; intervju med företrädare för Myndigheten för press, radio och tv, 2022-05-20.
  • [94] Bilaga 4, fråga 3. Procentsiffran avser de myndigheter som på flervalsfrågan svarat att såväl ”HR/personalfunktion” som ”Säkerhetsfunktion” har detta ansvar.
  • [95] Se till exempel intervju med företrädare för Försäkringskassan, 2022-01-19; intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2022-05-17; intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-20.
  • [96] E-post från Försäkringskassan, 2022-10-13.
  • [97] Intervju med företrädare för Kronofogden, 2021-12-17.
  • [98] Intervju med företrädare för Folkhälsomyndigheten, 2021-11-15; e-post från Folkhälsomyndigheten, 2022-10-10.
  • [99] Intervju med företrädare för Myndigheten för press, radio och tv, 2021-09-30; intervju med företrädare för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, 2021-10-11.
  • [100] Bilaga 4, fråga 3. Endast en mycket marginell del av de svarande myndigheterna, 4 procent, uppger att det saknas något utpekat organisatoriskt ansvar för dessa frågor överhuvudtaget.
  • [101] Vi valde i enkäten att inte försöka göra en indelning mellan åtgärder för att förebygga och hantera. Att till exempel utrusta personal med personlarm kan i samma myndighet både vara en etablerad rutin i förebyggande syfte för vissa delar av verksamheten och en tillfällig åtgärd som sätts in för att hantera specifika hot.
  • [102] Bilaga 4, fråga 26 och 27.
  • [103] Bilaga 4, fråga 26 och 27.
  • [104] Se till exempel Kronofogdemyndigheten, Säkerhetspolicy, beslutsdatum 2017-12-21; Anvisning för hantering av självmordshot, suicidrisk och dödsfall inom Kronofogdemyndigheten, beslutsdatum
    2020-10-01; Anvisning för mobilt personlarm inom Kronofogdemyndigheten, beslutsdatum 2020-05-14; Anvisning för receptions- och besöksrutiner inom Kronofogdemyndigheten, beslutsdatum 2020-05-14.
  • [105] Intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-14, 2022-01-20.
  • [106] Till exempel Diskrimineringsombudsmannen, Besöksrutiner, dnr: LED 2018/459; Folkhälsomyndigheten, Rutin hot och våld, giltig från 2021-04-13, reg. nr: FOLK915; Moderna museet, Intern rutin vid dåligt bemötande besökare – värd/säljare, 2017-06-26.
  • [107] E-post från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, 2022-01-10; intervju med företrädare för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor 2021-10-11.
  • [108] Försäkringskassan, Verksamhetsanalys personsäkerhet, dnr. 002746–2019, s. 6.
  • [109] Gruppintervju hos Kronofogdemyndigheten, 2022-03-31; gruppintervju hos Försäkringskassan, 2022-04-29.
  • [110] E-post från Försäkringskassan, 2022-10-13.
  • [111] Försäkringskassan ska se över materialet under 2023. E-post från Försäkringskassan, 2022-06-17.
  • [112] Formuleringen i enkäten lyder ”Vilka åtgärder har myndigheten vidtagit för att förebygga och hantera förekomsten av trakasserier, hot och våld?” Vi redovisar i figuren de åtgärder som (i första hand) kan kategoriseras som förebyggande. I diagrammet jämförs resultaten för de myndigheter som svarat ”Någon gång i månaden” eller ”Någon gång i veckan” på frågan ”Hur ofta har anställda vid myndigheten utsatts för trakasserier, som myndigheten känner till 2019–2021?” med samtliga myndigheter.
  • [113] Gruppintervju Kronofogdemyndigheten, 2022-03-18, 2022-03-30.
  • [114] E-post från Kronofogdemyndigheten, 2022-10-14.
  • [115] Justitieombudsmannen, Kritik mot Arbetsmarknads- och socialnämnden i Karlstads kommun för att inte ha angett vem som fattat beslut i ärenden om bistånd, dnr. 8000–2016.
  • [116] 31 § förvaltningslagen (2017:900). Enligt 3 § förvaltningslagen tillämpas inte 31 § förvaltningslagen (2017:900) i brottsbekämpande verksamhet hos Kustbevakningen, Polismyndigheten, Skatteverket, Säkerhetspolisen, Tullverket eller Åklagarmyndigheten. Förvaltningslagens bestämmelser om beslut tillämpas inte heller i vissa kommunala ärenden (2 § förvaltningslagen) och tillämpas inte heller om det finns avvikande regler i någon annan författning (4 § förvaltningslagen).
  • [117] Gruppintervju flera myndigheter, 2022-03-24.
  • [118] Intervju med företrädare för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, 2022-08-17.
  • [119] Kronofogdemyndigheten, Anvisning för hantering av hot och våld inom Kronofogdemyndigheten, 2021-09-20, s. 9.
  • [120] En försöksverksamhet för möjligheten att avidentifiera förrättningsbeslut i vissa situationer pågick från 20 september 2021 fram till 30 september 2022. Kronofogdemyndigheten har därefter följt upp försöket samt även fattat beslut om att ordningen ska gälla tills vidare. Uppföljningen visade bland annat att förrättningsbeslut har avidentifierats vid 20 tillfällen under perioden. Även om möjligheten använts relativt få gånger, såg medarbetare och chefer positivt på möjligheten att kunna avidentifiera förrättningsbeslut. Det var dock svårt för medarbetare och chefer att uttala sig om behovet av avidentifierade förrättningsbeslut ökat eller minskat. Det upplevdes dock finnas ett ökande behov med anledning av intensifierade insatser mot organiserad brottslighet, även i form av de nya möjligheterna till distansutmätning, och den generella utvecklingen av samhällsutvecklingen. Det uttrycktes även önskemål om att det ska ses över om det går att utöka möjligheten till fler situationer. Kronofogdemyndigheten, Uppföljning av försöksverksamhet med möjlighet till avidentifierade förrättningsbeslut i vissa fall, dnr. KFM 6801-2022, 2022-09-09; e-post från Kronofogdemyndigheten, 2022-06-09 och 2022-10-24.
  • [121] Gruppintervju hos Kronofogdemyndigheten, 2022-03-18, 2022-03-30.
  • [122] Se till exempel intervju med företrädare för Diskrimineringsombudsmannen, 2021-10-29; intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-27; gruppintervju med flera myndigheter, 2022-03-25.
  • [123] Intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-27.
  • [124] Gruppintervju med flera myndigheter, 2022-03-24, 2022-03-25.
  • [125] Gruppintervju med flera myndigheter, 2022-03-24, 2022-03-25.
  • [126] Bilaga 4, fråga 42.
  • [127] Fritextsvar, fråga 42.
  • [128] Fritextsvar, fråga 44.
  • [129] Polismyndigheten har också genomfört det interna projektet Medarbetarskydd 2018–2021. Projektet syftade till att kartlägga polisanställdas utsatthet för påverkansförsök och utifrån problembilden lämna förslag i syfte att stärka Polismyndighetens medarbetarskydd samt verka för att dessa förslag genomförs. Polismyndigheten, Projekt Medarbetarskydd. Slutrapport, s. 4. Projektet resulterade bland annat i hemställan till regeringen om stärkt medarbetarskydd. Polismyndigheten, Stärkt medarbetarskydd, A329.483/2021, 2021-06-11.
  • [130] Intervju med företrädare för Polismyndigheten, 2022-04-26; e-post från Kronofogdemyndigheten, 2022-10-14.
  • [131] Bilaga 4, fråga 30.
  • [132] Brottsförebyggande rådet, Otillåten påverkan mot myndighetspersoner, 2016:13, s. 20.
  • [133] Bilaga 4, fråga 30.
  • [134] Se till exempel gruppintervju Försäkringskassan, 2022-04-29; gruppintervju Kronofogdemyndigheten, 2022-03-30.
  • [135] Partsrådet, ”Hot på jobbet”, hotpajobbet.se, samt Brottsförebyggande rådet, Att förebygga och hantera påverkansförsök, 2017. Handboken publicerades för första gången 2007 och har reviderats 2009 och 2017. E-post från Brottsförebyggande rådet, 2022-05-24.
  • [136] Statskontoret, Myndigheternas arbete mot trakasserier, hot och våld, 2018:19, s. 39. Brottsförebyggande rådet har inte gjort någon egen uppföljning av spridningen av handboken, men fångar ibland upp när de föreläser eller är på möten att handboken har använts. Till exempel har Göteborgs stad tagit fram en version anpassad till kommunal verksamhet, som sprids bland kommuner. E-post från Brottsförebyggande rådet, 2022-05-24.
  • [137] Intervju med företrädare för Försäkringskassan, 2022-01-19; intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2022-05-17; intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-25.
  • [138] Fritextsvar, fråga 44.
  • [139] Försäkringskassan, Stödmaterial organisatorisk och social arbetsmiljö, ppt; Kronofogdemyndigheten, Dialogkort säkerhet och arbetsmiljö, ppt; Livsmedelsverket, Pågående utvecklingsarbete inom regionala verksamheten.
  • [140] Intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2022-02-10.
  • [141] Gruppintervju hos Försäkringskassan, 2022-04-29; gruppintervju hos Kronofogdemyndigheten, 2022-03-18; gruppintervju hos Kronofogdemyndigheten, 2022-03-30, 2022-03-31; gruppintervju med Livsmedelsverket 2022-04-06; gruppintervju hos Försäkringskassan, 2022-04-07.
  • [142] Intervju med företrädare för Försäkringskassan, 2021-12-16 a; intervju med företrädare för Kronofogdemyndigheten, 2021-12-17; intervju med företrädare för Livsmedelsverket, 2022-01-12.
  • [143] Försäkringskassan, Verksamhetsanalys personsäkerhet, dnr. 002746–2019, s. 2.

Uppdaterad: 24 november 2022

Kontakta OSS

Skicka dina frågor eller synpunkter via formuläret nedan så ser vi till att de når rätt handläggare. Ange gärna om din fråga har att göra med informationen på just den här sidan. Genom att skicka in en fråga till oss medger du behandling av dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Läs mer om behandling av personuppgifter

Vad handlar din fråga om?
Vad handlar din fråga om?