I detta bakgrundskapitel beskrivs tillkomsten av ersättningen för höga sjuklönekostnader, dess funktion och hur administrationen av densamma fungerar. Även de tillfälliga förändringarna av villkoren för att beviljas ersättningen och hur mycket av sjuklönekostnaderna som ersattes till följd av pandemin beskrivs.
Avsnitt
2.1 Ersättning till arbetsgivare för sjuklönekostnader
2.1.1 Syftet med att ersätta arbetsgivare för sjuklönekostnader
Den 1 januari 1992 trädde lagen (1991:1047) om sjuklön (SjLL) i kraft. Den innebär att arbetsgivarna är skyldiga att betala ut sjuklön till arbetstagarna vid korttidssjukfrånvaro (≤ 14 dagar).[31] Syftet med införandet var bland annat att arbetsgivare skulle få ökade drivkrafter till att vidta åtgärder för en förbättrad arbetsmiljö. Lagen var också ett led i att ge arbetsgivare ett större ansvar för rehabiliteringen av anställda som drabbats av sjukdom eller skada.[32] För att särskilt skydda de små företagen mot höga sjuklönekostnader har olika lösningar använts genom åren.
2.1.2 Ett nytt regelverk 2015
Den nuvarande lösningen kallas ersättning för vissa kostnader för sjuklön och trädde i kraft den 1 januari 2015.[33] Bakgrunden till införandet var att regeringen bedömde att små arbetsgivare missgynnades av det tidigare systemet och att skyddet inte kom dem till del så som det var tänkt. Förändringen innebar att gränsen för när ersättning träder in sänktes och differentierades baserat på hur stor lönekostnad arbetsgivaren har. Arbetsgivaren ersätts för den kostnad som överstiger tröskelvärdet. Det infördes även ett tak på högst 250 000 kronor i ersättning per kalenderår.[34]
Tabell 1 Tröskelgräns utifrån lönekostnad för perioden 2015 fram till pandemin 2020
Arbetsgivarens totala | Gräns för att berättigas ersättning |
|---|---|
0–3 | 0,5 % |
< 3–6 | 0,9 % |
< 6–12 | 1,2 % |
< 12–20 | 1,3 % |
< 20 | 1,5 % |
I syfte att förenkla för arbetsgivare att ta del av ersättningen ändrades även administrationen av ersättningen. Med det nya regelverket behöver arbetsgivare inte längre själva ansöka om ersättning från Försäkringskassan.[35]
2.1.3 Tillfälliga regeländringar under pandemin
I början av pandemin beslutade regeringen, efter bemyndigande från riksdagen genom 2 a § SjLL, att helt kompensera samtliga arbetsgivare för alla sjuklönekostnader.[36] Detta hanterades inom ramen för det redan befintliga systemet för ersättning för höga sjuklönekostnader där taket därför togs bort.
Från augusti 2020 begränsades ersättningen till att endast omfatta sjuklönekostnader som överstiger det normala.[37] Regeringen använde motsvarande differentiering av den ersättningen som för det befintliga systemet med ersättning för höga sjuklönekostnader. Regeringen satte dock en något lägre tröskel för när ersättningen skulle träda in, ändrade lönekostnadsintervallerna och det sattes inget tak för högsta möjliga ersättning. Därefter har de tillfälliga reglerna förlängts flera gånger fram till och med mars 2022.[38] [39] Sedan april 2022 gäller inte längre de tillfälliga reglerna.[40]
2.2 Aktörer och ansvarsfördelning
Figuren nedan illustrerar vägen från att en arbetsgivare har betalat ut sjuklön till sin anställd till att ersättningen från Försäkringskassan betalas ut via arbetsgivarens skattekonto. I avsnitten som följer beskriver vi närmare hur processen ser ut samt vem som ansvarar för vad i arbetet för att minimera risken för felaktiga utbetalningar.
Figur 1 Aktörernas roll vid utbetalning av EHS
2.2.1 Arbetsgivaren beräknar och betalar ut sjuklön
När en anställd blir sjuk ska arbetsgivaren betala sjuklön.[41] Arbetsgivaren måste då beräkna vilken sjuklön den anställda har rätt till enligt sjuklönelagen.
Sjuklönen motsvarar 80 procent av den lön och andra anställningsförmåner som den anställda förlorar till följd av sjukdom. Sjuklön betalas för de dagar den anställda skulle ha arbetat de första fjorton dagarna i sjuklöneperioden.[42] Därefter måste den anställda ansöka om sjukpenning från Försäkringskassan.
Från sjuklönen ska arbetsgivaren göra ett karensavdrag på 20 procent av den sjuklön som medarbetaren beräknas få i genomsnitt under en vecka. Det motsvarar en dags sjuklön för en anställd som arbetar lika många timmar varje dag, fem dagar i veckan.
Men för den som har en ojämnt förlagd arbetstid kan karensavdraget bli mindre eller mer än en dags sjuklön. Om en anställd har en ojämnt förlagd arbetstid krävs det en längre period för att få fram den genomsnittliga arbetstiden.
Ytterligare en omständighet som arbetsgivaren måste ta hänsyn till är om den anställda återinsjuknar strax efter en tidigare sjukperiod. Om det sker inom fem kalenderdagar ska det hanteras inom samma sjuklöneperiod. Alla kalenderdagar som gått sedan dag ett i den första sjukperioden läggs därför ihop och inkluderas i de fjorton dagar där arbetsgivaren har sjuklöneansvar. Det innebär också att arbetsgivaren inte ska göra ett nytt karensavdrag.[43]
Dagens system bygger på att arbetsgivaren först behöver summera ihop all sjuklön som betalats ut efter att karensavdrag har gjorts. Därefter ska arbetsgivaren lägga på arbetsgivaravgiften. Denna kan skilja sig något åt beroende på de anställdas ålder. Eventuella tillägg till sjuklön som betalas ut enligt kollektivavtal ska inte ingå i kostnaden och inte heller särskilda avtal med den anställda.[44] Därefter görs inrapporteringen i arbetsgivardeklarationen för den månad som kostnaden har uppstått för arbetsgivaren, dvs. när sjuklönen har betalats ut.
2.2.2 Försäkringskassan och Skatteverket informerar om hur sjuklönekostnaden ska inrapporteras
För att arbetsgivaren ska kunna ta del av ersättningen för höga sjuklönekostnader måste arbetsgivaren uppge sin totala sjuklönekostnad i arbetsgivardeklarationen som varje månad lämnas till Skatteverket. Försäkringskassan ansvarar för att informera arbetsgivaren om vad som krävs för att kunna ta del av den förmån de administrerar.[45] Men eftersom uppgiften lämnas i arbetsgivardeklarationen har även Skatteverket ett ansvar att samverka med Försäkringskassan för att informera arbetsgivarna om hur de kan ta del av ersättningen.[46]
2.2.3 Skatteverket skickar uppgifter till Försäkringskassan och verkställer Försäkringskassans beslut
Skatteverkets primära ansvar består i att skicka vidare uppgiften om arbetsgivarens totala sjuklönekostnad tillsammans med uppgifter om lönekostnaden för samma period[47], samt att kreditera arbetsgivarens skattekonto efter att Försäkringskassan fattat beslut om rätt till ersättning.
Direkt när arbetsgivaren har rapporterat in sjuklönekostnaden i arbetsgivardeklarationen skickar Skatteverket vidare uppgiften till Försäkringskassan. Även när arbetsgivaren har fyllt i noll i sjuklönekostnad skickas uppgiften vidare.
Om arbetsgivaren gör ändringar i arbetsgivardeklarationen som påverkar antingen sjuklönekostnaden eller lönekostnaden skickas även dessa till Försäkringskassan. I vissa fall får Försäkringskassan flera uppdateringar under samma månad, i andra fall rör rättelserna flera år gamla arbetsgivardeklarationer.[48]
2.2.4 Försäkringskassan genomför kontroller samt beräknar och fattar beslut om rätten till ersättning
Försäkringskassan ansvarar för att beräkna och bedöma arbetsgivarens rätt till ersättning för höga sjuklönekostnader. De ska även säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs[49] och samverka med andra berörda myndigheter, i det här fallet Skatteverket.[50]
Maskinella kontroller för att kunna beräkna rätten till ersättning
Det finns tre typer av ärenden inom ersättningen för höga sjuklönekostnader: årliga beräkningsärenden, förskottsärenden och ändringsärenden. Majoriteten av ärenden består av årliga beräkningsärenden. Dessa hanteras efter kalenderårets slut när alla arbetsgivardeklarationer lämnats in till Skatteverket vilket innebär att ersättningen betalas ut först året efter det år sjuklönekostnaden uppstår. Först gör Försäkringskassan maskinella kontroller av huruvida det finns en uppgift om den totala lönekostnaden samt om sjuklönekostnaderna är högre än lönekostnaden. Även kontroller av huruvida arbetsgivaren tidigare har skönsbeskattats[51] för en eller flera månader under året genomförs.[52] I dessa fall begär Försäkringskassan in kompletterande information.
Maskinell beräkning av ersättning
När de första maskinella kontrollerna gjorts beräknar Försäkringskassan rätten till ersättning utifrån årets totala sjuklöne- och lönekostnad. Även detta görs maskinellt utifrån de tröskelvärden som redovisades i tabell 1.
När beräkningen är klar gör Försäkringskassan även en maskinell kontroll av huruvida arbetsgivaren har fått förskottsersättning för höga sjuklönekostnader eller har mottagit särskilt högriskskydd.[53] Dessa belopp dras av från det framräknade ersättningen. I de flesta fall fattar Försäkringskassan därefter ett maskinellt beslut som skickas till Skatteverket för kreditering på skattekontot.
Kontroll för att minimera felaktiga utbetalningar
För att säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs inom ramen för den maskinella hanteringen, har Försäkringskassan tagit fram en urvalsprofil. Utifrån flera olika faktorer räknar urvalsprofilen automatiskt fram en riskpoäng och markerar de ärenden som har högst riskpoäng. Dessa ärenden ska genomgå en fördjupad utredning, s.k. riktad kontroll, och faller därför ut för manuell hantering.[54] Vid den fördjupade utredningen tar utredaren ställning till vilka ytterligare uppgifter som ska begäras in från arbetsgivaren. Exempel på sådana är anställdas personnummer, sjuklöneperioder, antal ersatta dagar och lönespecifikationer.[55]
2.2.5 Regeringen säkerställer att systemet fungerar ändamålsenligt
Regeringen ansvarar för att leda den statliga förvaltningens verksamhet.[56] Den ska säkerställa att myndigheterna har de förutsättningar som krävs för att genomföra sitt uppdrag. I det här fallet har regeringen ansvaret för att både det regelverk och den övergripande administrativa ordningen som gäller för ersättningen för höga sjuklönekostnader möjliggör för myndigheterna att minimera de felaktiga utbetalningarna.
Regeringen har också ett ansvar för att följa myndigheternas verksamhet och vid behov se till att vidta de åtgärder som är nödvändiga från ett styrningsperspektiv.[57]
2.2.6 Utbetalningsmyndigheten startar sin verksamhet 2024
I början av 2024 kommer Utbetalningsmyndigheten starta upp sin verksamhet. Dess syfte är att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen, däribland ett flertal av Försäkringskassans ersättningar.[58] Om EHS är en av dessa framgår ej av direktiven till myndigheten. Det är i nuläget oklart vilken konsekvens Utbetalningsmyndighetens arbete kommer att ha för att förhindra felaktiga utbetalningar av ersättning för höga sjuklönekostnader. I propositionen 2022/23:34 framgår det att de beslutande myndigheternas ansvar för såväl kontroller som handläggning ska vara oförändrat.
Utbetalningsmyndigheten ska komplettera, men inte ersätta, existerande kontrollarbete. Myndigheten kommer inte heller att kunna överpröva de beslut som myndigheterna har fattat. Dock ingår inte ersättningen för höga sjuklönekostnader i de förmåner som initialt kommer prioriteras i Utbetalningsmyndighetens analys- och granskningsverksamhet.[59] Riksrevisionen gör därför bedömningen att Utbetalningsmyndighetens arbete inte kommer påverka kontrollarbetet för EHS initialt.