I detta kapitel, som besvarar delfråga 1, redovisas våra iakttagelser om huruvida det är enkelt för arbetsgivare att rapportera in korrekta uppgifter om sjuklön i arbetsgivardeklarationen.
Riksrevisionen bedömer att ersättningens konstruktion och dess tillämpning medför att det är lätt för arbetsgivare att göra fel när uppgift om sjuklönekostnad ska rapporteras in i arbetsgivardeklarationen.
Granskningen visar att Försäkringskassan och Skatteverket har genomfört flera åtgärder inom ramen för sina informationsuppdrag. Information om ersättningen finns och även hur sjuklönekostnad ska räknas ut och rapporteras in. Trots detta visar granskningen att felaktiga uppgifter är vanligt förekommande när arbetsgivare rapporterar in sin sjuklönekostnad. Riksrevisionen bedömer att även om informationen finns tillgänglig är den svår att ta till sig för arbetsgivare. Det gäller särskilt små arbetsgivare med begränsade administrativa resurser som har sämre förutsättningar för att kunna avsätta tid till att leta efter och sätta sig in i information om hur sjuklönekostnaden ska beräknas och inrapporteras.
Riksrevisionen noterar vidare att ytterligare försök att samverka för att minska risken för slarvfel vid inrapporteringen av sjuklönekostnad har avslutats i sin linda. Det innebär att vissa uppenbara fel inte kan korrigeras direkt vilket ökar risken för felaktiga utbetalningar.
Avsnitt
3.1 Felaktiga uppgifter vanligt
En förutsättning för att ett automatiserat system ska leda till korrekta utbetalningar är att ersättningen beräknas på rätt uppgifter. Därför behöver det också vara lätt för arbetsgivarna att förstå vilken uppgift de ska lämna. Granskningen visar att det är vanligt att felaktiga uppgifter rapporteras in.
3.1.1 Bristande kunskap om sjuklöneregler
För att arbetsgivarna ska kunna fylla i rätt sjuklönekostnad i arbetsgivardeklarationen behöver de först räkna ut sjuklönen på rätt sätt (enligt sjuklönelagen). Vi noterar att många felaktigt inrapporterade sjuklönekostnader beror på att arbetsgivaren inte vet hur sjuklönen ska beräknas eller slarvat när densamma räknats fram.[60] Arbetsgivare saknar också kunskap om vad som är en sjukperiod och hur det påverkar rätten till ersättning, exempelvis om olika sjukperioder ska slås ihop eller om det blir en ny sjukperiod med ett nytt karensavdrag. Sjuklönereglerna uppges vara särskilt utmanande för små arbetsgivare som dels sällan hanterar sjukskrivningar, dels saknar administrativt stöd. I Riksrevisionens intervju med försäkringsutredare framkommer det dock att även när en arbetsgivare har tagit hjälp av en revisionsbyrå kan sjuklönekostnaden vara uträknad på fel sätt.[61]
Riksrevisionen har genomfört en aktgranskning som visar att felaktiga uppgifter om sjuklönekostnad har lämnats in i 25 procent av de manuellt handlagda ärendena. Detta verifierar förmånshandläggarnas bild av bristen på kunskap om sjuklöneregler.[62] Att det finns arbetsgivare som saknar kunskap om sjuklöneregler och att detta kan medföra att arbetsgivare beräknar sjuklönekostnaden felaktigt bekräftas även av representanter för arbetsgivarorganisationer.[63]
Tabell 2 Antal och andel ärenden i aktgranskningen där Försäkringskassan bedömer att fel förekommit i ärendet
| Innan | Pandemi | Totalt |
|---|---|---|---|
Granskade ärenden | 491 | 479 | 970 |
Antal ärenden där Försäkringskassan bedömer att felaktiga uppgifter förekommer | 130 | 117 | 247 |
Andel ärenden där Försäkringskassan bedömer att felaktiga uppgifter förekommer | 26 % | 24 % | 25 % |
Många fel beror dock på att arbetsgivaren inte vet vad som ska skrivas i rutan för sjuklönekostnader och att de därför fyller i en helt annan uppgift.
Vilka typ av fel som var de vanligast förekommande i aktgranskningen anges av diagram 3 nedan.
Diagram 3 Orsak till fel i genomförd aktgranskning
Anm. I 35 av ärendena förekom fler än ett typ av fel. Därför är summan av alla typer av fel högre än antalet ärenden som innehöll felaktiga uppgifter.
3.1.2 Hälften av arbetsgivarna svarade inte på kompletteringar
Försäkringskassan är beroende av arbetsgivaren i utredningen av rätten till EHS. Det är bara arbetsgivaren som har tillgång till information om vem som varit sjuk och när, vilket är uppgifter som alltid begärs in vid fördjupade utredningar.[64] Men i många fall svarar inte arbetsgivaren när Försäkringskassan begär in kompletterande underlag. Detta trots att Försäkringskassan även förtydligat informationen i den mall som arbetsgivarna ska fylla i vid kompletteringen, eftersom även denna ofta blev felaktigt ifylld.
Aktgranskningen visar att i hälften av ärendena där Försäkringskassan begärde in kompletterande uppgifter lämnades dessa in av arbetsgivarna. Detta bekräftas av de kvalitets- och riskanalyser som Försäkringskassan själva gjort av ersättningen.[65] Varför en så stor andel av arbetsgivarna inte svarar på kompletteringar framgår inte av underlagen i aktgranskningen, och inte heller myndigheten vet vad det beror på.[66]
Tabell 3 Granskade ärenden där komplettering begärts in
| Antal ärenden |
|---|---|
Granskade ärenden | 970 |
Ärenden där komplettering begärts in | 810 (84 % av de granskade ärendena) |
Ärenden där komplettering lämnats in av arbetsgivare | 396 (49 % av de ärenden där komplettering begärts in av Försäkringskassan) |
Även om Försäkringskassan inte vet varför så pass många arbetsgivare låter bli att svara på kompletteringar anges några tänkbara förklaringar i myndighetens kvalitets- och riskanalyser.[67] De förklaringar myndigheten anser mest troliga är följande:
- Kompletteringsbrevet som skickas till arbetsgivarna är krångligt och svårt att förstå. Det framgår heller inte tydligt vad som händer om man inte svarar.
- Det kan krävas en stor arbetsinsats för att sammanställa informationen som Försäkringskassan efterfrågar.
- Arbetsgivare kan ha svårt att förstå varför en komplettering begärs in eftersom de saknar kunskap om förmånen och inte har förstått vad informationen om sjuklön på arbetsgivardeklarationen ska användas till.
- Det kan finnas anledning att misstänka att arbetsgivare som avsiktligt angivit fel uppgifter låter bli att svara när Försäkringskassan begär in uppgifter.
I ett par ärenden i aktgranskningen har arbetsgivaren svarat Försäkringskassan att den ersättning de har rätt till är lägre än vad det skulle kosta att ta fram det underlag som Försäkringskassan begär in. Detta bekräftar att arbetsbördan i vissa fall anses överstiga förtjänsten av att komplettera de uppgifter som efterfrågas. En annan möjlig förklaring som anges av arbetsgivarorganisationerna är att arbetsgivare med få anställda har för lite resurser för att hantera en komplettering och att de därför väljer att avstå från att svara. Företag med många anställda har däremot ofta en ekonomiavdelning som kan ta fram de uppgifter Försäkringskassan efterfrågar. [68]
Ett uteblivet svar kan enligt Försäkringskassans riskanalys även innebära att arbetsgivaren avsiktligt har fyllt i fel uppgift. Men eftersom arbetsgivaren inte ansöker om ersättningen är det svårt för Försäkringskassan att veta om arbetsgivaren hänvisar till att man inte vet vad man fyllt i. Detta skiljer sig från många andra socialförsäkringsförmåner där det finns en formell ansökan och där den försäkrade därför hålls ansvarig för eventuella fel.[69]
Detta blir ett särskilt stort problem om ersättning redan är utbetald när utredningen genomförs. Bevisbördan ligger då på Försäkringskassan som behöver visa att de inlämnade uppgifterna var fel för att kunna besluta om återkrav eller göra en polisanmälan. Innan ersättningen har betalats ut kan Försäkringskassan fatta beslut om avslag om arbetsgivaren inte svarar på kompletteringar, men när pengarna väl betalats ut saknas lagstöd för att tvinga arbetsgivare att lämna in uppgifter, vilket försvårar utredningsarbetet.[70]
Den övergripande bilden aktgranskningen ger är att mycket av försäkringsutredarnas arbete syftar till att få arbetsgivarna att inkomma med rätt uppgifter, både via Skatteverket och direkt till Försäkringskassan.
3.2 Trots förtydliganden är informationen svår att ta till sig
Försäkringskassan och Skatteverket har ett ansvar för att informera arbetsgivare om hur arbetsgivardeklarationen ska fyllas i och hur de ska ta del av ersättningen för höga sjuklönekostnader. Granskningen visar att många arbetsgivare fortfarande rapporterar in felaktiga uppgifter. I syfte att förenkla för arbetsgivare har myndigheterna samverkat för att förtydliga informationen. Trots detta kvarstår problemen.
3.2.1 Information tillgänglig men svår att ta till sig
Skatteverket hänvisar på sin webbplats till Försäkringskassans information om ersättningen för höga sjuklönekostnader, eftersom Försäkringskassan är ansvarig för förmånen. På Försäkringskassans webbplats finns information om själva ersättningen, vem som är berättigad till den och hur man ansöker om den genom att fylla i sjuklönekostnaden på arbetsgivardeklarationen. Även räkneexempel finns där arbetsgivarna kan se hur sjuklönekostnaden ska räknas fram.
I våra intervjuer med arbetsgivarorganisationer som i sin tur haft kontakt med arbetsgivare angående ersättningen lyfts inte något informationsproblem fram. Arbetsgivarorganisationerna hänvisar dessutom arbetsgivare till myndigheternas webbplatser när dessa efterfrågar information om ersättningen. Det som däremot lyfts som försvårande är att det är svårt för framför allt mindre arbetsgivare med begränsade resurser att ta sig tid att inhämta informationen.[71]
Under pandemin ändrades villkoren för när och hur mycket arbetsgivarna kunde få i ersättning. Detta medförde fler frågor till arbetsgivarorganisationerna som i sin tur både hänvisade till och bevakade regeringens samt myndigheternas webbplatser.
Ytterligare problem som arbetsgivarorganisationerna lyfter fram är att de räkneexempel som finns på Försäkringskassans webbplats bygger på sjuklönekostnader hos företag som har normala arbetstider, vilket inte alltid är fallet. För företag som har säsongsarbetare eller där lön inte nödvändigtvis betalas ut varje månad hjälper räkneexemplen föga och försvårar arbetsgivarnas möjligheter att lämna in korrekt beräknad sjuklönekostnad.
3.2.2 Försäkringskassan och Skatteverket har förtydligat informationen
När arbetsgivaren har rapporterat in sjuklönekostnaden gör Skatteverket ingen kontroll eller bedömning av uppgiften innan de skickar den vidare till Försäkringskassan.[72] Enligt en verksamhetsutvecklare i Försäkringskassans kontrollverksamhet får Försäkringskassan hantera många fel som skulle kunna byggas bort redan hos Skatteverket. Men det skulle innebära att Skatteverket behöver lägga resurser på IT-utveckling för en uppgift de inte använder. [73]
Med nuvarande ordning behöver eventuella felaktiga uppgifter fångas upp och hanteras i Försäkringskassans maskinella och manuella kontroller. Utöver att det innebär en risk för felaktiga utbetalningar kräver det även resurser, vilket skulle kunna undvikas om arbetsgivaren hade tillräcklig kunskap om sjuklönereglerna och ersättningen. För att komma till rätta med problemet med oavsiktliga fel tog Försäkringskassan och Skatteverket fram en informationstext till arbetsgivardeklarationen som förtydligar vilken uppgift som ska rapporteras.[74]
3.2.3 Problemen kvarstår men ytterligare förbättringsåtgärder har avbrutits
Eftersom pandemin kom i vägen har man inte kunnat följa upp om förtydligandet av informationen har lett till högre kvalitet i de inrapporterade sjuklönekostnaderna. Men både Riksrevisionens aktgranskning och intervjuer visar att det fortfarande är ett stort problem att arbetsgivarna fyller i fel uppgifter.
När kontrollverksamheten fick ta över utredningarna av EHS-ärenden under pandemin föreslog de att en kontroll skulle läggas in hos Skatteverket när arbetsgivare rapporterade in en sjuklönekostnad där risken var stor att arbetsgivaren fyllt i en felaktig uppgift. Kontrollen skulle uppmärksamma och informera arbetsgivaren om vad som skulle skrivas i rutan, så att uppenbara fel kunde korrigeras direkt.[75] Försäkringskassan lyckades dock inte avgöra vilka ärenden som skulle kontrolleras. De var även osäkra på om det skulle ge rätt och tillräcklig effekt eller om det skulle skapa nya problem.[76] Utan någon djupare analys valde Försäkringskassan att inte gå vidare med förslaget.